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5 passos para deixar suas reunioes mais produtivas

5 passos para deixar suas reuniões mais inclusivas

Frances Armas-Edwards / Outubro de 2021 – Publicação original: https://www.thinkwithgoogle.com/intl/pt-br/futuro-do-marketing/gestao-e-cultura-organizacional/diversidade-e-inclusao/reunioes-inclusivas/

Frances Armas-Edwards é uma empreendedora de inovação e membro do time People Operations do Google, que vem projetando soluções e conduzindo intervenções de apoio à diversidade, à equidade e à inclusão.

Este conteúdo foi originalmente publicado no Primer, um aplicativo gratuito do Google para você desenvolver novas habilidades profissionais.

Já falamos sobre como tornar seu marketing e seu local de trabalho mais inclusivo usando uma linguagem mais precisa e construindo uma cultura de pertencimento mesmo trabalhando remotamente. E outra forma importante de tornar seu negócio mais inclusivo é aprender a administrar reuniões de maneira inclusiva. Como?

Em reuniões, ideias são compartilhadas e decisões são tomadas enquanto uma dinâmica do poder está em curso. Ao reservar um tempo para garantir que seus colaboradores estejam confortáveis ​​e confiantes nas reuniões, você vai criar um ambiente mais inclusivo e provavelmente também vai estimular que surjam ideias. Por exemplo: em uma pesquisa da Forbes Insights com executivos seniores, 48% estavam totalmente de acordo e 37% estavam de acordo com o fato de que um time diverso e inclusivo traz as diferentes perspectivas que uma empresa precisa para impulsionar sua estratégia de inovação.

Pensando nesse dado que incentiva a diversidade, relacionamos cinco dicas para tornar suas reuniões mais inclusivas.

1. Faça com que todos se sintam bem-vindos

Pense em quem pode se sentir especialmente desconfortável por ser vulnerável em uma reunião. Pode ser alguém introvertido em uma equipe de extrovertidos, um membro da equipe que se identifica com um grupo sub-representado ou qualquer pessoa que não concorda com outros participantes da reunião.

É importante fazer com que todos se sintam bem-vindos desde o início, então você pode começar sua reunião dizendo: “Aqui estamos abertos a novas ideias, e, quando preciso, vamos discordar de maneira respeitosa”.

Ao encorajar diversos pontos de vista, você também acolhe o debate. Peça aos membros da equipe que se concentrem nas questões debatidas ali e que usem ferramentas para avaliar a qualidade das contribuições, tais como ter critérios para tomar decisões difíceis.

2. Inclua todos no planejamento

Uma reunião em que todos têm a palavra é uma reunião inclusiva. E, nessas situações, vale a pena pedir opiniões antecipadamente. Informe-se sobre o que os outros desejam discutir e inclua o que puder na pauta da reunião. Compartilhe a pauta com os participantes da reunião com antecedência, de preferência ao menos 24 horas antes da reunião, para que todos tenham um tempo adequado para pensar, se preparar e possivelmente alterar os itens propostos.

Tente mudar os horários das reuniões para que elas ocorram em momentos convenientes para todos.

Durante o planejamento, também é fundamental estar atento aos fusos horários e aos compromissos pessoais dos participantes. Se alguém não puder comparecer, por exemplo, compartilhe notas ou uma gravação da reunião com essa pessoa, para que ela ainda possa dar sua contribuição. E, na medida do possível, tente mudar os horários das reuniões para que elas ocorram em momentos convenientes para todos, pelo menos algumas vezes.

3. Reveze as funções

Delegar funções como quem é o intermediador, quem marca o tempo e quem anota as ideias debatidas contribui para que suas reuniões ocorram de maneira mais fluida. Uma ótima forma de melhorar a inclusão dessa abordagem é alternar essas funções para evitar, proativamente, armadilhas comuns. Por exemplo: um líder sênior que sempre atua como intermediador, ou a mulher mais jovem da equipe que sempre faz a ata da reunião. Conforme as funções são alternadas, todos têm oportunidade de praticar as habilidades como intermediadores e contribuir plenamente com as reuniões.

Quando as pessoas se sentem responsáveis ​​pelo que está acontecendo nas reuniões, elas ficam mais dispostas a participar.

Ao revezar quem está encarregado de cada função nas reuniões, você pode distribuir de forma mais uniforme as oportunidades de liderança. As pessoas ficam mais dispostas a participar das reuniões se elas se sentem responsáveis ​​pelo que está acontecendo ali.

4. Certifique-se de que todas as vozes sejam ouvidas

Durante a reunião, você pode convidar os participantes a dar o seu ponto de vista e ele pode ser divergente. Peça para ouvir perspectivas que ainda não foram consideradas. Isso pode ser feito pedindo a alguém que ainda não falou para expressar sua opinião. Mas não faça dessa abordagem uma saia-justa. Em vez disso, busque entender os diferentes estilos de trabalho e reconhecer as diferenças culturais, pois elas desempenham um papel importante na forma como as pessoas interagem nas reuniões.

Lembre-se de que nem todos se sentem confortáveis em contribuir nas reuniões. Enquanto os extrovertidos podem falar na hora, os introvertidos podem preferir compartilhar ideias após a reunião, por escrito. Dê às pessoas tempo para pensar e não interprete o silêncio como falta de interesse ou falta de ideias.

5. Seja transparente em relação às decisões tomadas

Uma forma de incentivar essa abertura na reunião é sendo transparente com sua equipe. Quando as pessoas entendem como suas contribuições foram utilizadas, elas se sentem mais envolvidas no processo de tomada de decisão. Essa transparência ajuda os membros da equipe a se conectarem mais profundamente com seu trabalho e incentiva futuras colaborações durante as reuniões.

No início da reunião, esclareça de que forma as decisões serão tomadas. Por exemplo: você pode dizer que, depois que toda a equipe tiver a chance de opinar sobre um novo projeto, cabe à pessoa na liderança consultar um gerente financeiro para ter a palavra final.

A transparência ajuda os membros da equipe a se conectar mais profundamente com seu trabalho e incentiva futuras contribuições em reuniões.

Seguir essas etapas — garantindo que todos se sintam incluídos, valorizados e confortáveis ​​ao participar de reuniões — é uma maneira de promover um sentimento de pertencimento e um ambiente aberto para perspectivas e ideias diversas. Embora existam outras formas de fazer isso, essas dicas são um bom começo para tornar suas reuniões mais eficientes e impactantes em seus negócios.

Encontre mais dicas práticas de inclusão no mundo do trabalho no Primer.

Frances Armas-Edwards

Frances Armas-Edwards

Inclusive Learning Design Manager at Google