Retenção e e-discovery para organizações
O Vault é uma ferramenta de governança da informação e e-discovery para o Google Workspace. Com o Vault, você cria regras de retenção e guardas de documentos, além de pesquisar e exportar os dados dos usuários do Google Workspace. Use o Vault para armazenar estes dados:
- Mensagens do Gmail
- Arquivos do Drive
- Mensagens do Google Chat (histórico ativado)
- Gravações do Google Meet e registros associados de chat, perguntas e respostas ou enquetes
- Mensagens do Grupos do Google
- Mensagens de texto, correios de voz e transcrições e registros de chamadas do Google Voice para Google Workspace
- Novo Google Sites
- Mensagens do Hangouts clássico (histórico ativado)
Requisitos de licença
Para o Vault pesquisar e reter dados, os usuários precisam ter uma licença do Google Workspace e também uma do Vault.
| Licenças do Vault incluídas | Licenças do complemento do Vault disponíveis |
|---|---|
| Business Plus Enterprise Enterprise Essentials (apenas domínio verificado) Education Fundamentals e Plus G Suite Business | Frontline G Suite Basic |
Como funciona o licenciamento
- Se o Vault estiver incluído na sua edição, todos os usuários da organização receberão automaticamente uma licença do produto.
- Se o Vault estiver disponível como licença de complemento, você poderá comprar licenças do Vault para alguns ou todos os usuários da sua organização. O Vault cobre apenas os usuários com licenças do produto. Entre em contato com nosso suporte se desejar adquirir o Vault.
- Se você excluir um usuário ou uma licença obrigatória, os dados podem ser excluídos permanentemente e não ficar mais disponíveis no Vault.
Governança de informações: reter e excluir dados
- Mantenha os dados pelo tempo que precisar. Caso sua organização precise preservar dados por um determinado período, configure o Vault para reter os dados. Os dados permanecem disponíveis para o Vault mesmo quando os usuários os excluem e esvaziam a lixeira.
- Remova os dados quando eles não forem mais necessários. Caso sua organização precise excluir dados confidenciais após um determinado período, configure o Vault para remover esses dados das contas de usuários e começar a apagá-los em todos os sistemas do Google.
As regras de retenção do Vault são aplicadas diretamente aos sistemas de dados dos Serviços do Google compatíveis. O Vault não é um arquivo de dados. Quando as regras de retenção expiram, os dados excluídos por usuários ou administradores que não estão protegidos por guardas de documentos ficam sujeitos aos processos de exclusão padrão. Quando são excluídos após o fim do período de retenção, os dados não podem ser recuperados por usuários ou administradores. Saiba mais sobre como funciona a retenção.
Observação: o Vault só armazena dados quando você configura regras de retenção. Até que você faça isso, os usuários poderão excluir dados, e os serviços poderão limpá-los de acordo com o protocolo.
E-discovery: pesquisa, guarda de documentos e exportação de dados de interesse
Os usuários do Vault autorizados podem pesquisar dados, criar guardas de documentos e exportar dados para análise.
No Vault, é possível seguir as primeiras etapas do processo de e-discovery do modelo de referência de descoberta eletrônica (EDRM, na sigla em inglês):
- Identificação: você pode pesquisar os dados do Google Workspace da sua organização por conta de usuário, unidade organizacional, data ou palavra-chave e visualizar mensagens, anexos e arquivos compatíveis. É possível fazer pesquisas com operadores booleanos na maioria dos serviços. Saiba mais sobre a pesquisa.
- Preservação: para preservar os dados indefinidamente por motivos legais ou outras obrigações de retenção, você pode definir guardas de documentos em contas, unidades organizacionais e grupos. No Gmail e nas mensagens do chat, você também pode definir condições para limitar a guarda de documentos às mensagens correspondentes. Saiba mais sobre as guardas de documentos.
- Coleta: após pesquisar os dados, você poderá exportá-los para processamento e análise. As exportações incluem o seguinte:
- Uma cópia de todos os dados que correspondem aos seus critérios de pesquisa
- Os metadados necessários para vincular os dados exportados a usuários específicos na sua organização
- As informações comprobatórias para provar que os dados exportados correspondem aos armazenados nos servidores do Google
Auditoria e controle de acesso
É possível controlar quem acessa o Vault e quais ações estão disponíveis. Isso garante que apenas usuários autorizados tenham acesso aos dados da sua organização. Ative o Vault para algumas unidades organizacionais e atribua as unidades organizacionais a uma função de administrador com os privilégios do Vault. Saiba mais sobre como controlar o acesso ao Vault e os privilégios do Vault.
O Vault gera um registro de auditoria completo com a atividade dos usuários. Esse registro mostra inclusive quando um usuário criou ou editou uma regra de retenção, fez uma pesquisa ou exportou dados. Não é possível editar o registro de auditoria. Saiba mais sobre os relatórios de auditoria.
Primeiros passos no Google Vault
- Caso sua organização tenha uma edição do Google Workspace que não inclua o Google Vault, entre em contato com o nosso suporte para adquirir as licenças.
- Peça para um superadministrador do Google Workspace configurar o acesso dos usuários e os privilégios do Vault. Também é possível configurar regras de retenção padrão para começar a reter dados imediatamente. Converse com a equipe jurídica ou de compliance da sua organização para determinar os requisitos de e-discovery e governança da informação.
- Os usuários do Vault podem fazer login e começar a usar o produto. Para acelerar o processo, consulte Primeiros passos com a pesquisa e a exportação.
