Como administrador, você pode armazenar uma cópia de todas as mensagens enviadas ou recebidas no seu domínio nas caixas de e-mails (do Gmail ou outras) dos usuários associados.
Armazenamento de e-mails abrangente e Vault
Se sua organização usa o Vault, convém configurar o armazenamento de e-mails abrangente para garantir que o Vault tenha acesso total às mensagens de e-mail da organização:
Os usuários podem enviar mensagens de e-mail com outros serviços principais do Google Workspace além do Gmail. Exemplo:
- Agenda: convites e mensagens são enviados com a opção Enviar e-mail para convidado no computador.
- Drive: o conteúdo da mensagem é enviado quando os usuários compartilham, transferem a propriedade ou fazem comentários em arquivos no Drive.
- Documentos, Planilhas, Apresentações e Desenhos Google : as mensagens são enviadas pelo app quando os usuários enviam arquivos por e-mail como anexos, alteram aprovações ou fazem comentários ou sugestões em arquivos.
- Formulários: as mensagens de e-mail contêm formulários ou links para formulários.
- Keep: as mensagens de e-mail são enviadas quando os usuários compartilham notas no Keep.
O Armazenamento de e-mails abrangente garante que as mensagens enviadas por outros serviços principais apareçam na pasta “Enviados” dos usuários e fiquem acessíveis no Vault.
Observação: o armazenamento de e-mails abrangente só se aplica aos serviços principais do Google Workspace. Os serviços adicionais do Google podem enviar mensagens de e-mail em nome dos usuários. As mensagens enviadas por esses serviços talvez não sejam armazenadas na pasta “Enviados” dos usuários nem fiquem disponíveis no Vault.
- Nas organizações que redirecionaram mensagens para servidores de e-mail que não são do Gmail, você pode configurar o Armazenamento de e-mails abrangente de forma que todas as mensagens sejam armazenadas nas caixas de e-mails do Gmail e fiquem disponíveis no Vault.
- Você também poderá definir essa configuração se tiver um sistema que não seja o Gmail, como sistemas de rastreamento de tíquetes, bancos de dados de bugs ou sistema de notificação automatizados, usar o serviço de redirecionamento SMTP para rotear mensagens em nome dos usuários e quiser mostrá-las nas caixas de e-mails do Gmail dos usuários. Isso é fundamental para armazenar no Google Vault e-mails de todos os usuários que ativaram o redirecionamento SMTP.
Considerações antes de ativar o Armazenamento de e-mails abrangente
Há algumas considerações importantes que devem ser analisadas com atenção antes de ativar o Armazenamento de e-mails abrangente:
- Não ative o Armazenamento de e-mails abrangente se você tiver regras de roteamento para compliance que alterem o destinatário e não quiser que o destinatário original receba uma cópia do e-mail.
- Quando o serviço de redirecionamento SMTP estiver ativado, as caixas de e-mails do usuário manterão uma cópia da mensagem na pasta “Enviados” (por exemplo, ao enviar o e-mail de um verificador) se o Armazenamento de e-mails abrangente estiver ativado. Isso pode fazer com que as contas ultrapassem os limites de armazenamento se houver limites definidos na edição. Compare as edições.
- Ative o Armazenamento de e-mails abrangente se você usar apenas o Gmail para o recurso Vault e encaminhar e-mails para seu servidor de e-mail local ou outro provedor de e-mail.
Configurar o Armazenamento de e-mails abrangente
Observação: quando o armazenamento de e-mails abrangente está ativado, a entrada SOR_INSERTED é incluída no relatório Pesquisa de registro de e-mail.
- Faça login no Google Admin Console.Use uma conta de administrador.
- No Admin Console, acesse Menu
Apps
Google Workspace
- À esquerda, selecione uma organização.
- Role até a configuração Armazenamento de e-mails abrangente.
- Marque a caixa Verifique se existem cópias de todos os e-mails enviados e recebidos armazenadas nas caixas de correio dos usuários associados.
- Na parte inferior, clique em Salvar.
