Como gerenciar o compartilhamento externo de arquivos do Google Workspace

O Google Workspace permite que os usuários compartilhem arquivos com pessoas de fora da organização. Isso pode ser útil para colaborar com clientes, parceiros ou fornecedores. No entanto, é importante gerenciar o compartilhamento de arquivos externamente para proteger a segurança e a privacidade dos dados da organização.

Neste artigo, você aprenderá como gerenciar o compartilhamento de arquivos fora da organização do Google Workspace.

Ativar ou desativar o compartilhamento externo

O primeiro passo é decidir se você deseja permitir o compartilhamento externo em sua organização. Para isso, siga estas etapas:

1. Faça login no Google Admin Console.
2. No menu Apps Google Workspace, clique em Configurações de compartilhamento > Opções de compartilhamento.
3. Na seção Compartilhamento fora da sua organização, selecione uma opção:
   • Ativado: permite o compartilhamento externo.
   • Desativado: impede o compartilhamento externo.

Controlar quem pode compartilhar arquivos externamente

Se você optar por permitir o compartilhamento externo, poderá controlar quem pode compartilhar arquivos. Para isso, siga estas etapas:

1. Faça login no Google Admin Console.
2. No menu Apps Google Workspace, clique em Configurações de compartilhamento > Configurações de compartilhamento.
3. Na seção Controle de acesso ao compartilhamento, selecione uma opção:
   • Qualquer pessoa: permite que qualquer usuário da organização compartilhe arquivos com pessoas de fora da organização.
   • Usuários com privilégios de administrador: permite que apenas usuários com privilégios de administrador compartilhem arquivos com pessoas de fora da organização.

Definir permissões de compartilhamento

Quando você compartilha um arquivo externamente, pode definir as permissões de compartilhamento. As permissões de compartilhamento determinam o que o destinatário pode fazer com o arquivo.

Para definir permissões de compartilhamento, siga estas etapas:

1. Abra o arquivo que deseja compartilhar.
2. Clique no botão Compartilhar.
3. Na caixa de diálogo Compartilhar, insira o endereço de e-mail do destinatário.
4. Selecione as permissões de compartilhamento desejadas.

As opções de permissões de compartilhamento são as seguintes:

• Pode visualizar: o destinatário pode visualizar o arquivo, mas não pode editá-lo ou baixá-lo.
• Pode editar: o destinatário pode visualizar, editar e baixar o arquivo.
• Pode baixar: o destinatário pode visualizar e baixar o arquivo, mas não pode editá-lo.

Monitorar o compartilhamento externo

O Google Workspace fornece relatórios de compartilhamento que permitem monitorar o compartilhamento de arquivos externamente. Esses relatórios podem ajudá-lo a identificar arquivos que estão sendo compartilhados indevidamente.

Para acessar os relatórios de compartilhamento, siga estas etapas:

1. Faça login no Google Admin Console.
2. No menu Apps Google Workspace, clique em Configurações de compartilhamento > Relatórios de compartilhamento.

Os relatórios de compartilhamento incluem as seguintes informações:

• Arquivos compartilhados externamente: lista todos os arquivos que foram compartilhados externamente.
• Usuários que compartilharam arquivos externamente: lista todos os usuários que compartilharam arquivos externamente.
• Destinatários de arquivos compartilhados externamente: lista todos os destinatários de arquivos compartilhados externamente.

Conclusão

O compartilhamento de arquivos fora da organização do Google Workspace pode ser uma ferramenta valiosa para colaboração. No entanto, é importante gerenciar o compartilhamento de arquivos externamente para proteger a segurança e a privacidade dos dados da organização.

Ao seguir as etapas deste artigo, você poderá gerenciar o compartilhamento de arquivos fora da organização do Google Workspace de forma segura e eficaz.