Objetivos: Resolver problemas de comunicação interna e externa. Armazenar e disponibilizar informações em plataformas móveis e seguras. Administrar o inventário de fotos do patrimônio armazenado dos clientes.
A solução Google GSuite
Benefícios: Segurança; Mobilidade; Acessibilidade; Suporte Técnico; Praticida de Integração; Confiabilidade; Mapeamento de imagens
Guarde Fácil – Self Storage migra para o GSuite
A empresa
A Guarde Fácil é um espaço inteligente e sob medida. Com instalações de acordo com padrões internacionais, a Guarde Fácil – Self Storage oferece soluções em armazenagem com o melhor custo-benefício existente! Mais do que um guarda móveis: estamos preocupados em facilitar a sua vida, guardando com segurança tudo que é importante e, por falta de espaço, não cabe na sua casa, escritório, loja ou empresa. Temos o box ideal para você! São mais de 600 espaços de 1 m² a 400 m² e o melhor: todo o processo de forma rápida, prática e sem burocracias. Se o espaço é seu, a chave também é sua! Mais segurança: localizada em condomínio fechado. Privacidade: Somente você tem acesso ao seu espaço. Segurança e tecnologia: Acesso computadorizado com portões eletrônicos. Câmeras de vigilância e monitoramento 24 horas por dia, moderno sistema de CFTV, circuito interno de televisão, sensores e cercas elétricas. Suspensão a qualquer momento da senha e bloqueio do espaço a pedido do cliente, opção de armazenamento acobertado por apólice de seguros. Cães de guarda e sistema completo contra incêndio. Estacionamento para clientes e visitantes. Encerramento do contrato pelo cliente, sem necessidade de comunicação prévia. Sistema de locação pay-per-use: pague somente pelo o que você usa.
O desafio
O Diretor da Guarde Fácil, Daniel Simas, explica que as ferramentas disponibilizadas no G Suite, integradas ao serviço e e-mail. Complementaram as necessidades da empresa. “A comunicação interna, e externa e o armazenamento de informações eram fonte constante e diária de problemas, os clientes com necessidade de acesso a arquivos imagens, fotos e o e-mail que não dava mais conta das necessidades do grupo. Principalmente na comunicação e segurança do envio de arquivos. Com a necessidade de atendimentos in locco junto ao cliente a o desafio de controlar estas informações era prioritaria”, além da incerteza em saber se o e-mail com o retorno ao cliente ou follow-up de informações foi entregue ou recebido, assim informações sensíveis do negócio ficavam expostas, e gerando retrabalho, re-conferência e acompanhamento manual. Afirma Simas. Na época, problemas com e-mail representavam aproximadamente 40% dos chamados, e grande parte das informações do grupo, devido à característica de 80% dos colaboradores estarem alocados externamente em desenvolvimento de projetos especiais, e contratos específicos cujas informações são produzidas fora da sede e das filiais da Guarde Fácil.
Era necessário de forma imediata a melhor alternativa de criação e acesso a informação de forma clara e objetiva que permitisse ao mesmo tempo que fosse possível distribuía-la, armazená-la e organizá-la com segurança e de forma editável. Levou a empresa escolher o G Suite entre uma série que ferramentas analisadas como o Office 365. A diretoria em conjunto com a equipe de TI e os colaboradores envolvidos testou e aprovou essa escolha levando em conta aspectos técnicos e financeiros e logo buscou no mercado um partner da Google no Brasil para auxiliar na implantação que, no caso, foi a Netexperts.
A solução Google
Janeiro de 2015 foi iniciado o período de transição dos antigos modelos para os funcionários aprenderem a se adaptar à disponibilidade, acessibilidade do G Suite acompanhadas de perto pela Netexperts. Foram adotadas ferramentas como calendário, Gmail, Google Drive, Google Grupos, compartilhamento de planilhas e documentos para edição em tempo real. “A implantação dessa mudança durou menos de 1 mês. A pesquisa foi realizada logo após a finalização da aprovação dessa nova forma de trabalhar com a informação. Recebemos dos nossos colaboradores 100% de aprovação pela ferramenta adotada. Alguns ainda surpresos com as facilidades implementadas se tratando do Google Drive e a gestão do inventário de imagens. As poucas dúvidas que foram surgindo nós resolvemos paulatinamente, esclarecendo todas as funcionalidades da ferramenta junto aos usuários, até porque a plataforma é muito intuitiva”, atesta Simas. A solução oferecida pelo Google fortaleceu a comunicação interna entre os funcionários, um dos objetivos iniciais alcançados ao adotarem a ferramenta, agora não temos mais problemas com nossa comunicação e colaboração, temos um produto que confiamos e estamos focados no que a nossa empresa se propõe a realizar com qualidade, segurança e agilidade de forma personalizada.
Sobre a Netexperts: A Guarde Fácil é um entre os vários cases de sucesso em que a Netexperts auxiliou a implementar, e integrar o GSuite.
O time de especialistas Netexperts auxiliou a empresas utilização integral dos benefícios da computação integrada em nuvem.
Com segurança e rapidez, de forma clara e coerente a Netexperts, treinou os colaboradores com objetivo de multiplicar a cultura G Suite e propiciar uma experiência positiva em administrar o grande desafio que é perceber e utilizar de forma simples todos os benefícios do G Suite que vão muito além do e-mail, e demonstra cada vez mais como uma mudança cultural dentro de uma corporação.
