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10 dicas do Google Workspace para otimizar sua Caixa de entrada

1. Manter sua Caixa de entrada organizada com marcadores e filtros automatizados

Você quer organizar sua Caixa de entrada? Deixe o Gmail arquivar automaticamente os e-mails recebidos para que você possa se concentrar nas mensagens mais importantes. Crie filtros para excluir, marcar com estrela e encaminhar seus e-mails ou manter determinados tipos de mensagens fora do marcador “Spam”. Para assegurar a organização, aplique marcadores a mensagens recebidas, como “Trabalho”, “Família”, etc. Você pode até criar um filtro para marcar e remover automaticamente mensagens da sua Caixa de entrada para visualizá-las em um momento mais conveniente.

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2. Cancelar o envio de mensagens

Cometeu um erro ortográfico no seu e-mail? Esqueceu de adicionar um destinatário? Mudou de ideia em relação ao e-mail enviado? Cancele uma mensagem que você acabou de enviar em até 30 segundos ativando o recurso “Cancelar envio” do Gmail.

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3. Priorizar e-mails importantes

O número de e-mails na sua Caixa de entrada e o tempo necessário para ler todos eles estão sobrecarregando você? Com a Caixa prioritária do Gmail, você pode priorizar as mensagens importantes separando-as automaticamente do restante dos e-mails. Ela divide sua Caixa de entrada em três seções: “Importantes e não lidas”, “Com estrela” e “Todas as demais”, além de prever os e-mails que são mais importantes para você. Também é possível destacar as mensagens mais relevantes. Com o tempo, a Caixa prioritária aprenderá o que é importante para você, ajudando a priorizar os e-mails.

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4. Monitorar tarefas importantes com uma lista

Mantenha a organização e priorize seu trabalho com o Tarefas no Gmail. Converta e-mails em tarefas com o clique de um botão, crie datas de conclusão que aparecem automaticamente no Agenda e marque as tarefas como concluídas quando terminar. Mantenha sua lista de tarefas atualizada em qualquer dispositivo e a qualquer hora.

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5. Economizar tempo usando respostas prontas

Você envia as mesmas mensagens com frequência? Economize tempo com as respostas automáticas do Gmail para criar uma mensagem padronizada para a ocasião. Agora quando você envia e-mails com conteúdo idêntico, pode usar um modelo de e-mail para não precisar digitar as mesmas informações.

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6. Alternar facilmente entre várias assinaturas

Crie várias assinaturas no Gmail e personalize-as com fontes, cores, fotos, links e outras informações diferentes.

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7. Ignorar conversas de e-mail irrelevantes

Você está recebendo e-mails de uma conversa em que não tem mais interesse? Basta ignorar a conversa de e-mail para arquivar automaticamente as futuras respostas e manter sua Caixa de entrada organizada. Se depois você precisar dos e-mails ignorados, será fácil encontrá-los ou deixar de ignorá-los.

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8. Poupar tempo usando atalhos do teclado

Quer poupar tempo e trabalhar mais rápido? Confira os atalhos do teclado do Gmail para fazer mais com menos cliques.

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9. Ver quando alguém leu um e-mail que você enviou

Se você estiver enviando um e-mail importante para alguém, configure uma confirmação de leitura para saber quando a pessoa leu o e-mail. Quando ela abrir sua mensagem, você receberá um e-mail que mostra a hora e a data de abertura.

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10. Usar endereços de e-mail diferentes para tarefas específicas sem criar contas ou aliases

Se você não quiser criar várias contas ou aliases para tarefas específicas, basta adicionar um sinal de adição (+) e qualquer palavra antes de @ no endereço atual. Você continuará recebendo mensagens e terá uma quantidade infinita de e-mails que poderá usar para diferentes finalidades, como inscrições em boletins informativos (por exemplo: cassia+novidades@solarmora.com). Também é possível usar um e-mail específico para solicitações urgentes (por exemplo: cassia+urgente@solarmora.com).

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publicação original: https://support.google.com/a/users/answer/9282734?hl=pt-BR&ref_topic=10767969